貸会議室予約
Reservation
貸会議室を予約する際は、下記の項目に沿ってご予約ください。
予約の流れ
1. 空室状況の確認
希望する貸会議室の空室状況を「施設案内」ページからご確認ください。
貸会議室の空室状況、利用時間、利用料金等が確認できます。
2. 仮予約
施設予約問合せフォーム、来館、電話いずれかの方法でお申し込みください。
貸会議室の予約は申込順となりますが、予約方法の優先順は、1.施設予約問合せフォーム、2.来館、3.電話の順番となっております。
なお、毎月初日(1日)の予約方法は通常と異なりますので、下記「予約受付期間について」をご確認ください。
- 来館や電話の場合は、開館時間内(9:00~21:00)にお申し込みください。
- 仮予約期限は、最長1週間です。
- 仮予約期間中に、貸会議室や日時の変更、取消等を行った場合は、キャンセル料は発生しません。
初めて貸会議室を利用される方へ
初めて貸会議室を利用される場合は、施設利用登録が必要となります。
「施設利用者登録申請書」に必要事項を記入の上、来館、メール、Faxいずれかの方法でご提出ください。
- 施設利用者登録申請書
- メールアドレス:rsv@wite.jp
- Fax:0739-26-3822
3. 本予約
仮予約後、「施設使用申請書」をお送りしますので、必要事項を記入し、返信してください。返信後、「予約確認書」をお送りしますので、届いた時点で予約完了となります。
なお、使用の制限又は取消しの項目に該当すると判断した場合は、使用の制限又は取消しを行う場合があります。
- 予約完了後に、日時の変更、取消等を行った場合は、キャンセル料が発生します。
4. 利用料金の支払
予約完了後、納入期限までに利用料金をお支払いください。支払は、原則、前払いで、現金又は銀行振込のみです。
なお、納入期限までに入金が確認できない場合は、使用承認を取り消しますので、あらかじめご了承ください。
5. スタッフとの打合せ
必要な備品の貸出しや、コーヒー等の飲食サービス、多目的ホール利用時の設営等について、事前にスタッフが確認させていただきます。
飲食サービスのご案内
施設内にあるカフェ(U CAFE)のコーヒーを10杯/ポット単位から、利用される貸会議室へポットでお届けします。ご希望の際は、お申し出ください。
料金 | ホットコーヒーサービス 10杯/ポット 3,780円(税込) アイスコーヒーサービス 10杯/ポット 4,080円(税込) |
サービス提供時間 | 10:30-17:00 |
- コーヒーポットサービス申込書
- その他の飲食については、スタッフまでお問い合わせください。
注意事項
予約受付期間
貸会議室の予約受付期間は、多目的ホールについては利用日の1年前の月の初日(1日※休館日の場合は翌開館日)から利用日まで、その他の貸会議室については利用日の6か月前の月の初日(1日)から利用日まで予約可能です。
(例)2026年2月21日に利用したい場合
- 多目的ホールは、2025年2月1日から予約可能
- その他の貸会議室は、2025年8月1日から予約可能
月の初日(1日)に予約する場合
毎月初日(1日)は、申込みが大変多いため、予約方法の時間を下記のとおりとします。
- 施設予約問合せフォームの場合:初日(1日)の午前9時から受付開始
- 来館、電話の場合:初日(1日)の正午から受付開始
キャンセル料金
本予約後に、使用する日時や貸会議室の変更、取消等を行った場合は、キャンセル料が発生します。
多目的ホール
- 使用承認日から利用日の2か月前まで:利用料金の50%
- 利用日の2か月前の翌日から利用日まで:利用料金の100%
その他の貸会議室
- 使用承認日から利用日の1か月前まで:利用料金の50%
- 利用日の1か月前の翌日から利用日まで:利用料金の100%
(例)2026年7月15日が利用日の場合
- 多目的ホールは、2026年5月15日までは50%、5月16日以降は100%
- その他の貸会議室は、2026年6月15日までは50%、6月16日以降は100%
当日の流れ
1. 利用前
利用日当日は、受付にお越しの上、「予約確認書」をご提示ください。受付終了後、スタッフが貸会議室を開錠します。
なお、鍵の貸出しがある貸会議室の場合は、鍵をお渡しします。受付時に「鍵借用書」に必要事項をご記入ください。
2. 貸会議室の利用
貸会議室利用時に、事前に申し込んだ貸出備品があるかご確認ください。不足しているものや急遽必要なものがありましたらスタッフにご連絡ください。
なお、パネル・ポール利用時は、パネル枚数・ポール本数・不備がないかの事前確認と署名をお願いしています。
3. 利用後
机や椅子の移動、ブラインド利用等を行った場合は、最初の状態に復元し、片付けも行ってください。スタッフが貸会議室や備品等の利用状況を確認しますので、貸会議室内の内線電話で受付にご連絡の上、スタッフが到着するまで待機してください。
なお、終了時間5分前になっても連絡がない場合は、スタッフが内線電話へご連絡します。
重要事項
和歌山県立情報交流センター(以下「センター」という。)では、センターの利用に関して、遵守していただきたい事項等を条例及び規則で定めていますので、下記内容を必ず一読ください。
1 下記の各号のいずれかに該当するときは、許可を与えない場合があります。
- 公の秩序又は善良な風俗を乱すおそれがあると認められるとき。
- センターの施設等を損傷するおそれがあると認められるとき。
- 1,2に掲げる場合のほか、センターの管理上支障があると認められるとき。
2 下記の各号のいずれかに該当するときは、許可の変更又は取消し、利用の中止を行う場合があります。
- 利用者が許可を受けた利用の目的に違反したとき。
- 利用者がこの条例又は指定管理者の指示した事項に違反したとき。
- 利用者が偽りその他不正の行為により許可を受けたとき。
- 天災地変その他やむを得ない事由により必要があると認められるとき。
- 1から4に掲げる場合のほか、センターの管理上特に必要があると認められるとき。
3 下記に掲げる行為は禁止します。
- センターに設けた施設及び設備を損傷し、又は汚損すること。
- 指定された場所以外の場所へ車両等を乗り入れ、又は留め置くこと。
- 指定された場所以外の場所にごみ、空き缶その他の汚物を投棄し、又は放置すること。
- 善良な風俗を乱し、その他のセンターの利用者及び周辺住民に著しく迷惑をかけること。
- 許可なく物品の販売等を行うこと。
- 1から5に掲げるもののほか、センターの利用を妨げる行為をすること。
4 下記のいずれかに該当する者に対しては、入館拒否、又は退館を命じる場合があります。
- 善良な風俗を乱すと認められる者又は他人に危害を加え、若しくは迷惑になる行為をする者
- 正当な理由がなく、鉄砲、刀剣の類又は爆発物その他の危険物を所持している者
- 騒じょう又は示威にわたる行為をする者
- 指定管理者の指示に従わない者
- 1から4に掲げるもののほか、センターの管理上支障があると認められる者
5 センターの施設及び設備を損傷し、又は滅失したときは、速やかに指定管理者に届け出て、指示に従ってください。
6 故意又は過失によりセンターの施設又は設備を損傷し、又は滅失したときには、これによって生じた損害を和歌山県に賠償しなければなりません。
7 下記に掲げる事項は遵守してください。
- 収容人員は、それぞれの貸会議室の定員を超えないこと。
- 所定の場所以外の場所で火気を使用しないこと。
- 許可なく物品を販売し、展示作品を即売し、又は寄付金品の募集をしないこと。
- 貸会議室に特別の設備を付加し、又は貸会議室の設備に変更を加えないこと。
- 壁、柱等にはり紙をし、又はくぎ類を打たないこと。
- 1から5に掲げるもののほか、指定管理者の指示する事項
8 貸会議室の利用の権利を他人に譲渡し、又は転貸してはいけません。
9 貸会議室の利用を終了したとき、又は許可を取り消され、若しくは利用の中止を命ぜられたときは、速やかにこれを原状に復さなければなりません。
10 公平な施設貸出しを妨げるような行為はおやめください。そのような行為を確認した場合は、予約を取り消します。
(例)希望日時に対して予備日を過剰に予約する行為、当日予約の取消しを繰り返しや仮予約期限を引き延ばす行為 など
11 持ち込まれたものから出たゴミは、利用者の責任において処理してください。
12 施設内は禁煙、敷地内は分煙となっておりますので、タバコを吸う場合は、所定の喫煙スペースをご利用ください。